Kort antwoord
Op elke offerte horen je handelsnaam en KVK-nummer, net als op je andere zakelijke post. Verkoop je aan consumenten, dan moeten ook je adres, wat je levert, de prijs inclusief btw en bijkomende kosten en zo nodig de bedenktijd erin. Gebruik je algemene voorwaarden, stuur ze dan mee.
De rest is niet verplicht, wel verstandig: wat er wel en niet bij zit, een geldigheidsdatum, betaalafspraken, meerwerk en een duidelijke akkoordstap. Want zegt je klant ja, dan zit je eraan vast.
Wat de wet eist, en wat niet
Voor een factuur heeft de Belastingdienst een vaste lijst met verplichte gegevens, zoals je btw-id, een factuurnummer en het btw-bedrag. Voor een offerte bestaat zo’n lijst niet: “U bepaalt zelf hoe u een offerte opstelt”, schrijft Ondernemersplein. Wel gelden er een paar regels:
- Je handelsnaam en KVK-nummer horen op al je zakelijke post, ook op offertes. Voor het KVK-nummer staat dat in artikel 27 Handelsregisterwet 2007. Heb je een bv, dan vermeld je ook de volledige naam en de statutaire zetel (artikel 2:186 BW).
- Verkoop je aan consumenten, dan moet de verplichte informatie erin, zoals de prijs inclusief btw. Zie hieronder.
- Wil je dat je algemene voorwaarden gelden, dan moet je klant ze uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst krijgen.
Weinig regels betekent niet weinig risico: zegt je klant ja, dan is je offerte de afspraak. Wat je niet opschrijft, wordt later een discussie.
Checklist: dit zet je in je offerte
In de rechterkolom zie je wat de wet eist. De rest is niet verplicht, maar voorkomt discussie.
| Wat erin | Verplicht? | |
|---|---|---|
| Jouw gegevens | Handelsnaam, adres, KVK-nummer, btw-id, telefoon en mail. | Handelsnaam en KVK-nummer: altijd, bij een bv ook de zetel. Adres: bij consumenten. Btw-id: op de factuur. |
| Je klant | Naam, bedrijf, adres en contactpersoon. | Nee. Op de factuur wel. |
| Datum en nummer | Offertedatum en een uniek offertenummer. | Nee. Op de factuur wel. |
| Omschrijving | Wat je doet of levert, met aantallen en materiaal. En wat er niet bij zit. | Bij consumenten: de belangrijkste kenmerken. |
| Prijs | Prijs per onderdeel, je uurtarief, en of de prijs vast is of een richtprijs. | Bij consumenten: inclusief btw en bijkomende kosten. |
| Btw en totaal | Totaal exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal inclusief btw. | Nee. Op de factuur wel. |
| Geldigheid | “Geldig tot [datum]”. | Nee. Zonder datum geldt een “redelijke tijd”. |
| Planning | Start, doorlooptijd of leverdatum. | Bij consumenten: als je levering afwijkt. |
| Betaling | Betaaltermijn en aanbetaling. | Product aan een consument: hoogstens de helft vooraf. |
| Meerwerk | Hoe jullie extra werk afspreken en wat het kost. | Bij aanneming van werk: meld een meerprijs op tijd. |
| Voorwaarden | Een verwijzing, met de pdf als bijlage. | Ja, als je wilt dat ze gelden. |
| Bedenktijd | Hoe lang, vanaf wanneer en hoe je klant afziet. | Bij consumenten, als je niet in een winkel verkoopt. |
| Akkoord | Tekenen met naam en datum, of akkoord per mail met het offertenummer. | Nee. Wel je bewijs. |
Een voorbeeldofferte om te kopiëren
Kopieer het sjabloon, vervang alles tussen haken en schrap wat niet voor jou geldt.
OFFERTE [nummer]
Van: [Bedrijfsnaam], [adres], [postcode en plaats]
KVK-nummer: [nummer] · btw-id: [btw-id]
[Telefoon] · [e-mail]
Voor: [Naam klant], [bedrijfsnaam], [adres]
Datum: [datum] · Geldig tot: [datum]
Betreft: [korte titel van het werk]
1. Wat we doen
[Het resultaat in een of twee zinnen.]
- [Onderdeel 1, met aantal of omvang]
- [Onderdeel 2]
Niet inbegrepen: [bijvoorbeeld materiaal, vergunningen of werk van derden].
2. Prijs
[Onderdeel 1]: [aantal] × € [prijs] = € [bedrag]
[Onderdeel 2]: € [bedrag]
Totaal exclusief btw: € [bedrag]
Btw [tarief]%: € [bedrag]
Totaal inclusief btw: € [bedrag]
Dit is een [vaste prijs / richtprijs].
3. Planning
Start: [datum]. Klaar: [datum of doorlooptijd].
Van jou nodig: [toegang, materiaal, beslissingen].
4. Meerwerk
Werk dat niet in deze offerte staat, doen we pas na jouw akkoord per mail, tegen € [uurtarief] per uur exclusief btw of een vooraf afgesproken prijs.
5. Betaling
[Deel]% bij akkoord, de rest na oplevering, binnen [aantal] dagen na de factuurdatum.
6. Voorwaarden
Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.
Je vindt ze als pdf in de bijlage.
[Alleen bij consumenten, als bedenktijd geldt:] Je hebt 14 dagen bedenktijd vanaf [moment]. Afzien kan via [mail of formulier].
7. Akkoord
Onderteken deze offerte en stuur hem terug, of antwoord op deze mail met “Akkoord met offerte [nummer]”.
Naam: ____________ Datum: ________ Handtekening: ____________
[Jouw naam], [bedrijfsnaam]Stuur je offerte als pdf, zoals Ondernemersplein aanraadt. Dan blijft de opmaak gelijk en kan niemand de tekst aanpassen.
Wanneer je aan je offerte vastzit
Juridisch is je offerte een aanbod. Aanvaardt je klant het, dan is er een overeenkomst (artikel 6:217 BW), en lever je wat erin staat voor de prijs die erin staat. Tot dat moment hangt het af van wat je erop zet:
- Geen termijn: je kunt de offerte intrekken zolang de klant zijn akkoord nog niet heeft verstuurd (artikel 6:219 BW). Een schriftelijk aanbod zonder datum vervalt als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard (artikel 6:221 BW). Hoe lang dat is, staat nergens.
- Een termijn, zoals “geldig tot 13 november 2026”: dan kun je de offerte in die periode niet intrekken (artikel 6:219 BW).
- “Vrijblijvend”: dan mag je je aanbod na het akkoord nog intrekken, maar alleen onverwijld, direct na het ja van je klant (artikel 6:219 BW). Laat je dat moment lopen, dan staat de overeenkomst.
Ons advies: zet er een geldigheidsdatum op en laat “vrijblijvend” weg. Dan weet je klant waar hij aan toe is. Hoe je de termijn kiest, lees je in Offerte opvolgen.
Vaste prijs, richtprijs en meerwerk
Lever je een tastbaar werk op, zoals een verbouwing of een installatie, dan is dat juridisch aanneming van werk (artikel 7:750 BW). Een richtprijs mag je dan met hoogstens 10% overschrijden, tenzij je de klant zo tijdig mogelijk hebt gewaarschuwd dat het meer wordt (artikel 7:752 BW). Wil de klant onderweg iets extra’s, dan mag je alleen meer rekenen als je hem op tijd hebt gezegd dat het meer kost, tenzij hij dat zelf had moeten begrijpen (artikel 7:755 BW).
Stuur je algemene voorwaarden mee
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Gebruik je ze, dan moet je klant een redelijke mogelijkheid hebben gehad om ze te lezen, anders kan hij ze vernietigen (artikel 6:233 BW). Die mogelijkheid heb je geboden als je ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant geeft (artikel 6:234 BW).
Digitaal mag ook, als je klant ze kan opslaan, zoals een pdf. Sluit je de overeenkomst niet digitaal, dan heb je daarvoor zijn uitdrukkelijke toestemming nodig (artikel 6:234 BW). Verkoop je alleen diensten, dan mag je ze volgens KVK wel zonder toestemming digitaal aanbieden, per mail of met een link.
De veiligste route: noem je voorwaarden in de offerte, zoals KVK aanraadt, en stuur ze als pdf mee. Dan kun je ook aantonen dat je klant ze kreeg, wat Ondernemersplein aanraadt.
Let op: deponeren bij KVK vervangt het meesturen niet. Dat telt alleen als meesturen redelijkerwijs niet kon. Dan moet je de klant vóór de overeenkomst laten weten waar ze liggen en dat je ze op verzoek toestuurt (artikel 6:234 BW).
Extra regels als je klant een consument is
Verkoop je aan particulieren, dan schrijft de wet wel voor wat er in je aanbod staat (artikel 6:193e BW). Volgens de ACM geef je in elk aanbod:
- je bedrijfsnaam en vestigingsadres;
- de belangrijkste kenmerken van je product of dienst;
- de prijs en de bijkomende kosten;
- afwijkende afspraken over betalen, leveren of klachten;
- het recht op bedenktijd, als je niet in een winkel verkoopt.
Na het akkoord herhaal je die informatie in je bevestiging. Verkoop je een product, dan mag je hoogstens de helft van de prijs vooraf vragen (artikel 7:26 BW).
Prijzen inclusief btw
Geef consumenten de prijs in euro’s, inclusief btw. Het btw-bedrag zelf hoeft er volgens de ACM niet bij. Kosten die de klant niet kan kiezen, zoals voorrijkosten of administratiekosten, neem je op in de prijs. Anders mogen consumenten ze weigeren te betalen of later terugvragen. Hangt het bedrag af van het werk, geef dan een berekening of een voorbeeld.
Bedenktijd
Verkoop je op afstand, zoals via internet of telefoon, of voor minimaal € 50 buiten je winkelruimte, bijvoorbeeld aan de deur? Dan mag je klant tot en met 14 dagen van de koop af (artikel 6:230o BW). Bij een dienst tel je vanaf de bevestiging. Het voorbeeld van de ACM: bevestigt je klant op 8 januari je offerte voor een verbouwing, dan stopt de bedenktijd na 22 januari.
Voor spoedklussen, zoals een lekkage, en voor maatwerk, zoals een kast op maat, geldt geen bedenktijd. Wil je klant dat je eerder begint? Zeg dan vooraf dat hij betaalt voor wat al gedaan is als hij toch afziet, en leg zijn toestemming vast in je bevestiging. Noem je de bedenktijd niet, dan wordt hij met een jaar verlengd.
Twijfel je over je offerte of je voorwaarden? Kijk dan bij KVK of de ACM, of vraag het een jurist. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Vijf fouten, en hoe je ze voorkomt
- Een vage omschrijving. “Badkamer renoveren” zegt niet of tegelwerk, puin afvoeren en schilderwerk erbij zitten. Schrijf op wat je oplevert, met aantallen, en wat niet in de prijs zit.
- Geen geldigheidsdatum. Dan staat je aanbod een redelijke tijd, en weet niemand hoe lang dat is. Kies een datum die past bij je planning en je inkoopprijzen.
- Voorwaarden die de klant nooit kreeg. Alleen de zin “onze algemene voorwaarden zijn van toepassing” is niet genoeg. Stuur ze mee als pdf.
- Prijzen exclusief btw voor een consument. Een particulier moet de prijs inclusief btw en onvermijdbare kosten zien. Zet dat totaal voorop.
- Geen duidelijke akkoordstap. “Laat maar weten” eindigt in een vaag “prima” aan de telefoon. Vraag een handtekening of een akkoord per mail met het offertenummer.
En na het versturen?
Spreek bij het versturen al af wanneer je contact opneemt. Wanneer je opvolgt en wat je dan zegt, lees je in Offerte opvolgen, met vier voorbeeldmails om te kopiëren.
Maak je elke week offertes? Met Business OS staat er een conceptofferte klaar uit de aanvraag en je eigen prijzen. Jij keurt goed, het opvolgen gaat vanzelf.
Vergelijk je zelf offertes voor een nieuwe website? Lees dan hoe je een website-offerte beoordeelt en wat een website kost.
Bronnen
Geraadpleegd op 14 oktober 2026.
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikelen 217, 219, 221, 233 en 234, versie geldend vanaf 16 juli 2026. Aanbod en aanvaarding, herroepen met en zonder termijn, “vrijblijvend”, het vervallen van een aanbod en het geven van algemene voorwaarden.
- Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 26, 750, 752 en 755, versie geldend vanaf 1 juli 2026. Aanbetaling bij consumentenkoop, aanneming van werk, richtprijs en meerwerk.
- Handelsregisterwet 2007, artikel 27, versie geldend vanaf 16 juli 2025. Het KVK-nummer op brieven, orders, facturen en offertes.
- Ondernemersplein: Regels voor bedrijfscorrespondentie, gecontroleerd 3 december 2025. Handelsnaam en KVK-nummer op al je post, ook offertes; bij een bv ook naam en zetel (artikel 2:186 BW).
- Belastingdienst: Aan welke eisen moeten facturen voldoen?, laatst gewijzigd 7 september 2026. De verplichte gegevens op een factuur.
- Ondernemersplein: Stappenplan offerte maken, gecontroleerd 18 augustus 2026. Vrije opzet, bindend na akkoord, voorwaarden aantoonbaar meesturen en de offerte als pdf.
- KVK: Algemene voorwaarden delen, bijgewerkt 1 oktober 2026. Voorwaarden noemen in je offerte, en de soepeler regels voor diensten.
- ACM: Verplichte informatie vóór en na de koop, bijgewerkt 29 juli 2025. Wat in elk aanbod aan consumenten staat (artikel 6:193e BW) en de bevestiging.
- ACM: Prijzen vermelden, bijgewerkt 7 juli 2026. Prijzen inclusief btw en bijkomende kosten, zoals voorrijkosten.
- ACM: Bedenktijd, bijgewerkt 8 juli 2026. Wanneer de bedenktijd geldt (artikel 6:230o BW), het voorbeeld van de verbouwing, de uitzonderingen en de verlenging.