Kort antwoord
Volg een offerte op na twee à drie werkdagen met een korte mail, en bel na een week als het stil blijft. Stuur vlak voor de vervaldatum één laatste mail. Voeg elke keer iets toe: een antwoord, een keuze of een datum.
Zet altijd een geldigheidsdatum op je offerte. Zonder termijn vervalt een schriftelijk aanbod pas als het niet “binnen een redelijke tijd” wordt aangenomen, en dat is vaag. Hieronder vind je vier voorbeeldmails om te kopiëren.
Waarom je een offerte opvolgt
Met het versturen van een offerte ben je er nog niet. Je klant leest hem tussen andere dingen door, vergelijkt hem misschien met een andere en heeft vragen die hij niet stelt. Wie dan netjes opvolgt, helpt hem beslissen.
Opvolgen is dus geen pushen. Je checkt of alles duidelijk is, je haalt twijfels weg en je maakt de volgende stap makkelijk. Zolang je elke keer iets toevoegt, is het niet opdringerig. Dit zijn de gewone redenen dat het stil blijft:
- De offerte is niet aangekomen, of hij ligt in de spam.
- De beslisser heeft hem nog niet gezien. Je contactpersoon moet hem nog voorleggen.
- Er is twijfel over de prijs, de planning of de aanpak, maar niemand zegt het.
- Het is gewoon druk. Jouw offerte is niet de enige mail die wacht.
Wanneer je een offerte opvolgt
Er is geen wet of onderzoek dat één juist moment voorschrijft. Dit schema is ons vertrekpunt. Een spoedklus volg je eerder op, een groot project met meerdere beslissers wat later.
| Wat je doet | Waarom | |
|---|---|---|
| Bij het versturen | Zet er een geldigheidsdatum op, en spreek een volgend moment af: “Ik bel je donderdag even.” | Dan is opvolgen geen verrassing, maar een afspraak. |
| Na 2 à 3 werkdagen | Een korte mail: is de offerte goed aangekomen, en zijn er vragen? | Een offerte belandt soms in de spam of bij de verkeerde persoon. Zo weet je dat hij er is. |
| Na een week | Bellen. Vraag hoe het ervoor staat en wat er nog nodig is om te beslissen. | Aan de telefoon hoor je wat er speelt: de prijs, de timing, twijfel of een andere offerte. |
| Vlak voor de vervaldatum | Een laatste mail: de offerte is nog geldig tot die datum. | Een echte reden om nu te beslissen, zonder druk die je zelf verzint. |
| Na de vervaldatum | Sluit het netjes af, en vraag of je later nog eens contact mag opnemen. | Een duidelijk einde laat de deur open. Soms komt het antwoord dan alsnog. |
Het belangrijkste moment is het eerste: het versturen. Spreek dan al af wanneer je contact opneemt. Dan verwacht de klant je mail of telefoontje, en hoef jij niet te twijfelen of het gepast is.
Vier voorbeeldmails om te kopiëren
Vervang wat tussen haken staat, en pas de toon aan op je klant. Een mail die klinkt als jij, werkt beter dan een perfect sjabloon.
Na twee à drie werkdagen
Onderwerp: Offerte voor [project]: goed aangekomen?
Hoi [voornaam],
[Dinsdag] stuurde ik je de offerte voor [project]. Is hij goed aangekomen?
Is er iets niet duidelijk, of wil je een onderdeel anders? Laat het weten, dan pas ik het aan.
Groet,
[jouw naam]Als je iemand niet te pakken krijgt
Onderwerp: Tien minuten over [project]?
Hoi [voornaam],
Ik probeerde je net te bellen over de offerte voor [project]. Heb je deze week tien minuten om hem samen door te lopen? [Donderdagochtend] of [vrijdagmiddag] kan ik.
Dan hoor ik meteen of er nog iets ontbreekt.
Groet,
[jouw naam]Als je vermoedt dat de prijs het probleem is
Geef niet meteen korting. Daarmee leer je de klant dat wachten loont. Bied liever een kleinere variant aan, zodat de klant kan kiezen.
Onderwerp: Een kleinere start voor [project]
Hoi [voornaam],
Misschien is het totaal meer dan je had verwacht. Dat hoor ik liever dan dat het stil blijft.
We kunnen ook beginnen met [onderdeel], voor [bedrag], en de rest later oppakken. Of ik laat [onderdeel] weg, dan scheelt het [bedrag].
Zal ik een van die varianten voor je uitwerken?
Groet,
[jouw naam]Vlak voor de vervaldatum
Onderwerp: Offerte voor [project] is geldig tot [datum]
Hoi [voornaam],
Een korte herinnering: de offerte voor [project] is nog geldig tot [datum]. Daarna kan ik de prijs en de planning niet meer vasthouden.
Wil je verder, dan plan ik je in. Past het nu niet? Ook goed. Laat het even weten, dan sluit ik het voor nu af.
Groet,
[jouw naam]Nabellen zonder te pushen
Bellen voelt vaak lastiger dan mailen, maar aan de telefoon hoor je wat een mail niet zegt. Houd het kort, en bel met één doel: weten wat er nog nodig is om te beslissen.
- Open met de reden. “Ik bel even over de offerte voor de verbouwing. Heb je twee minuten?”
- Stel een open vraag. “Hoe kijk je ertegenaan?” werkt beter dan “Heb je al besloten?”, waar het antwoord meestal nee is.
- Luister naar wat er speelt. De prijs, de timing, twijfel over de aanpak of een andere offerte. Vraag door: “Wat zou het voor je makkelijker maken?”
- Spreek een volgende stap af. Een aangepaste offerte, een gesprek met de andere beslisser of een datum om terug te bellen.
- Zet het daarna op papier. Stuur na het gesprek een korte mail met wat jullie afspraken.
Geen gehoor? Spreek een korte voicemail in met je naam en waarover je belt, en stuur meteen mail 2. Dan hoeft de klant niet te raden wat je wilde.
Zet een geldigheidsduur op je offerte
Een offerte is juridisch een aanbod. Het Burgerlijk Wetboek zegt wanneer dat aanbod vervalt: een mondeling aanbod als het niet meteen wordt aangenomen, een schriftelijk aanbod als het niet “binnen een redelijke tijd” wordt aangenomen (artikel 6:221). Wat redelijk is, staat nergens vast.
Zet daarom een datum op je offerte, bijvoorbeeld “Deze offerte is geldig tot 14 november 2026.” Kies een termijn die past bij je planning en je prijzen, zoals 14 of 30 dagen. Dat helpt op drie manieren:
- De klant weet waar hij aan toe is. En jij weet tot wanneer je prijs en planning vastliggen.
- Je hebt een natuurlijk moment om op te volgen. Mail 4 werkt alleen met een datum.
- Je aanbod staat vast. Een aanbod met een termijn kun je in die periode in principe niet intrekken (artikel 6:219). Dat geeft de klant zekerheid, en jou een reden om de termijn niet te lang te maken.
Wat er verder in een offerte hoort, lees je in Wat moet er in een offerte staan?, met een voorbeeld om te kopiëren.
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Twijfel je over je offertes of je voorwaarden, vraag het dan een jurist.
Automatiseer de herinnering, niet het gesprek
Opvolgen gaat zelden mis omdat iemand het niet wil. Het gaat mis omdat niemand eraan denkt. De offerte is verstuurd, de dag gaat verder, en drie weken later blijkt de klant met een ander in zee te zijn gegaan.
- Een taak bij elke verstuurde offerte. Na 2 à 3 werkdagen een mail, na een week bellen. Veel CRM- en offertepakketten kunnen zo’n taak of herinnering voor je aanmaken. Een terugkerende afspraak in je agenda werkt ook.
- Eén eigenaar per offerte. Wie de offerte maakte, volgt hem op. Dan valt hij niet tussen twee collega’s in.
- Een overzicht van wat openstaat. Welke offertes wachten op antwoord, sinds wanneer, en wat de volgende stap is.
- De mail zelf schrijft een mens. Een sjabloon is een begin. Pas hem aan op wat je van de klant weet, anders leest hij als een automatische mail.
Met Business OS gaat die herinnering vanzelf: blijft een reactie een paar dagen uit, dan krijgt de eigenaar een taak om op te volgen. Na akkoord lopen het project, de klantgegevens en het factuurconcept door naar je andere software.
Wat niet werkt
- Alleen vragen of de offerte binnen is. Eén keer is prima. Daarna voeg je iets toe: een antwoord, een keuze of een datum.
- Meteen korting geven. Je leert de klant dat wachten loont. Bied liever een kleinere variant aan.
- Vijf keer mailen met hetzelfde. Drie keer opvolgen, elke keer met een andere reden, is genoeg. Daarna sluit je het netjes af.
- Wachten tot de klant belt. Stilte betekent niet altijd nee. Vaak is het druk, of ligt de offerte bij iemand anders.
- Druk die je zelf verzint. “Alleen deze week” zonder reden kost je vertrouwen. Een echte geldigheidsdatum doet hetzelfde werk.
Bronnen
Geraadpleegd op 13 oktober 2026.
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 221. Wanneer een mondeling of schriftelijk aanbod vervalt.
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 219. Een aanbod met een termijn voor aanvaarding kun je niet herroepen.